Möten på distans - våra tips för produktiva onlinemöten

I dessa tider uppmuntrar allt fler företag sina anställda att arbeta på distans och nya resepolicies gör att många affärsresor ställs in. Men, man behöver ju ändå “ses” och ha möten. Vi på Digitalist har lång erfarenhet av  möten på distans, då vi har kontor i flera världsdelar, många medarbetare som jobbar på distans och kunder som sitter på flera platser i Norden som vi har frekventa videomöten med. 

Så, för att även ni ska kunna ha produktiva webbmöten  - här kommer våra tips när ni ska ha möten på distans. Och vi delar med oss av vår interna mötespolicy.

Möten på distans - våra tips för produktiva onlinemöten

1. En tydlig agenda

Precis som vid ett fysiskt möte - se till att ha en tydlig, öppen agenda även på distansmötet, där alla på förväg kan se vad som ska diskuteras, kan lägga in egna punkter och kommentera andras kommentarer. Lägg med länk till agendan i mötesinbjudan så alla enkelt hittar den. Vi använder Google Docs, där alla som ska vara med på mötet enkelt kan kommentera och lägga in egna punkter i agendan. 

2. Skapa bra tekniska förutsättningar. 

Vad krävs av deltagarna? Ofta räcker wi-fi, en dator och en enkel, bra teknik. Vi kör med Google Hangout för videomöten och har små Jabras som mikrofonstöd om vi sitter flera i ett rum och andra på distans. Se till att testa tekniken innan mötet och ha med en person som leder mötet som kan tekniken. 

3. En person som leder mötet och en som för anteckningar

Utse en person som för anteckningar vid mötet - gärna i den agenda ni på förhand satt ihop. En annan person som leder mötet kan vara den som delar sin skärm för att exempelvis visa en presentation, och är den som driver på mötet och ser till att man håller sig till agendan.

4. Fokusera

Se till att ingen gör något annat vid mötet. Ha en policy att man ska fokusera på det som sker vid mötet - inte kolla sin mail eller mobil samtidigt

5. Videokameran på 

Kräv att alla har videokameran på. Det är svårare att smita undan om alla ser vad man gör och det skapar även en större närhet. 

‍

Följer du tipsen så kan videomöten bli mycket effektivare än vanliga möten! Gör en rolig grej och skriv ner hur många minuter kortare varje möte blir (i relation till kalenderinbjudan) Sammanställ varje vecka och gör något du får energi av på den sparade tiden i slutet av veckan! 

‍

Digitalists mötespolicy

Som ett strukturerat bolag har vi såklart en egen mötespolicy. På engelska då vissa medarbetare är bättre på engelska än svenska. Du hittar den i Google Docs-format här.

Om ni inte följer dessa råd finns risken att onlinemötet liknar denna parodi...

Olika lösningar för onlinemöten

‍

• Zoom - gratis i 40 minuter. Bäst i klassen. Inspelningsmöjligheter etc
• Google Hangout - gratis. Så här gör du för att automatiskt skapa ett videomöte i kalenderinbjudan
• https://whereby.com/ - gratis. Många av våra medarbetare som jobbar på distans har egna "rum" som ständigt är uppkopplade.
• Skype - standard på flera internationella bolag, inte vårt förstaval men funkar!

‍

Ta nästa möte online med oss

Vi ses gärna online och diskuterar hur vi kan hjälpa er med digitala projekt som webbar eller appar. Då kan ni också få uppleva hur vi jobbar med onlinemöten. Kontakta oss gärna så sätter vi upp ett möte asap!